Autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

Il servizio è rivolto a cittadini italiani o stranieri che devono presentare istanze o dichiarazioni ad enti pubblici o soggetti privati che richiedono l’autenticazione della firma.

L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione da parte di un pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.

Il servizio consente pertanto ai cittadini di far autenticare la sottoscrizione di istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000.

La procedura garantisce il riconoscimento formale dell’identità del dichiarante e la validità della documentazione prodotta

L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:

• modalità di identificazione
• data e il luogo di autenticazione
• nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
• firma del pubblico ufficiale
• timbro dell’ufficio

Firme elettroniche e digitali 
L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate. Il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25 prevede che:

L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

La firma digitale invece non richiede di essere autenticata, dal momento che il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter prevede che:

L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

Atti e documenti da presentare all’estero
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata".
 

La domanda può essere presentata nelle seguenti modalità:

• Presso gli sportelli comunali: la richiesta può essere presentata in formato cartaceo, recandosi presso la sede comunale in Via San Vitale, 7 - 40125, Bologna (BO), negli orari di apertura al pubblico

Autenticazione della firma.

L’autenticazione viene effettuata immediatamente, o comunque entro 2 giorni lavorativi dalla richiesta completa.

Le autentiche di firma sono soggette al pagamento:

• della marca da bollo da €16,00 per ogni sottoscrizione (salvo i casi di esenzione previsti dalla legge)       
• dei diritti di segreteria: €0,50 in caso di bollo, €0,26 in caso di esenzione

Per i minorenni la firma deve essere apposta da chi esercita la patria potestà o dal tutore.
Per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore.
Per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell'identità del dichiarante.

L'autenticazione non può essere chiesta per dichiarazioni d'impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe (che non siano relative a pensioni), consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco (in questi casi è necessario rivolgersi a un notaio).

L'autenticazione non può essere chiesta anche per firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione ufficiale in italiano eseguita da un traduttore iscritto al registro di traduttori ufficiali presso il tribunale o al registro di periti ed esperti della Camera di commercio. La traduzione è condizione necessaria alla valutazione da parte del pubblico ufficiale in merito alla possibilità di procedere alla autentica chiesta (non dà quindi la certezza di poterne ottenere l'autentica di sottoscrizione). L'autentica di sottoscrizione verrà redatta sul testo originale, ma esclusivamente in lingua italiana.