Richiesta di consultazione di materiale d'archivio

• Cittadini e, in generale, chiunque svolga ricerche di carattere storico, culturale o scientifico
• Studenti, docenti, studiosi e ricercatori
• Enti, associazioni, fondazioni e istituti culturali e di ricerca

Il servizio consente di consultare, per finalità di studio e ricerca, i documenti conservati nell’archivio storico del Comune.
I documenti degli archivi storici degli enti pubblici sono, in linea generale, liberamente consultabili. 
La legge prevede tuttavia specifici limiti a tutela della riservatezza e dei dati personali (art. 122 del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42).
La consultazione a scopi storici dei documenti conservati nell’archivio corrente e nell’archivio di deposito è disciplinata dal Comune con proprio regolamento o altro atto organizzativo (art. 124 del D.Lgs. n. 42/2004).
Nella domanda devono essere indicati l’oggetto e la finalità della ricerca e, se conosciuti, gli estremi dei documenti o delle unità archivistiche da consultare.
L’ufficio verifica la consultabilità e la disponibilità della documentazione e comunica le modalità di accesso o fissa un appuntamento. La consultazione degli originali avviene nel rispetto del regolamento dell’archivio e delle indicazioni del personale addetto.
Le eventuali riproduzioni sono consentite nel rispetto della normativa vigente, delle regole dell’archivio, dello stato di conservazione dei documenti, della tutela dei dati personali e del diritto d’autore.

La domanda può essere presentata nelle seguenti modalità:

• Procedure online: la richiesta deve essere trasmessa digitalmente mediante l'apposita procedura guidata online cliccando il pulsante "Richiedi il servizio". 
• A mezzo PEC: la richiesta deve essere effettuata con l'invio dell'apposito modello, opportunamente compilato e firmato digitalmente, all'indirizzo PEC:
• Presso il Municipio: la richiesta deve essere presentata presso la sede comunale in Via San Vitale, 7 - 40125, Bologna (BO)

• Consultazione dei documenti ammessi, secondo le modalità e negli orari stabiliti dal Comune
• Eventuali riproduzioni dei documenti, nei limiti consentiti dalla normativa, dallo stato di conservazione e dal regolamento dell’archivio
• In caso di mancato accoglimento, comunicazione motivata dell’esito

Riscontro entro 30 giorni lavorativi

Consultazione: gratuita per finalità di lettura, studio e ricerca (art. 103, comma 2, del D.Lgs. n. 42/2004).
Riproduzioni: possono essere dovuti il rimborso delle spese e gli eventuali corrispettivi previsti dal tariffario comunale, nel rispetto dell’art. 108 del D.Lgs. n. 42/2004. Nei casi per i quali la legge prevede la gratuità non è dovuto un canone, fermo restando l’eventuale rimborso dei costi sostenuti dall’amministrazione.
Riproduzione con mezzi propri: nei casi consentiti dall’art. 108, commi 3 e 3-bis, del D.Lgs. n. 42/2004, è libera e gratuita, nel rispetto delle condizioni previste dalla legge e delle regole dell’archivio; restano esclusi i documenti soggetti a restrizioni di consultabilità.
Imposta di bollo: può essere dovuta nei casi previsti dalla normativa vigente, in particolare per richieste o rilasci di copie autentiche, fatti salvi i casi di esenzione.

• Non sono liberamente consultabili i documenti relativi alla politica estera o interna dello Stato dichiarati di carattere riservato ai sensi dell’art. 125 del D.Lgs. n. 42/2004, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data (art. 122, comma 1, lettera a).
• Per i documenti contenenti le categorie di dati personali richiamate dall’art. 122, comma 1, lettera b), del D.Lgs. n. 42/2004 o dati relativi a provvedimenti di natura penale, il termine di libera consultabilità è di 40 anni dalla loro data; il termine è elevato a 70 anni quando i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.
• La consultazione può essere limitata o differita quando i documenti sono in cattivo stato di conservazione, in restauro, in riordino o non sono materialmente disponibili per la consultazione.
• La possibilità di consultare un documento non comporta automaticamente la possibilità di pubblicarne o diffonderne il contenuto: restano applicabili le norme sulla protezione dei dati personali, sul diritto d’autore e sull’uso delle riproduzioni.

• Documenti riservati: la consultazione per scopi storici può essere autorizzata anche prima della scadenza dei termini ordinari secondo la procedura prevista dall’art. 123 del D.Lgs. n. 42/2004.
• Accesso amministrativo: prima della scadenza dei termini di libera consultabilità, i documenti restano accessibili quando ne ricorrono i presupposti secondo la disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi (art. 122, comma 2, del D.Lgs. n. 42/2004 e legge n. 241/1990).
• Archivi correnti e di deposito: la consultazione a scopi storici è disciplinata dal Comune con proprio atto (art. 124, comma 1, del D.Lgs. n. 42/2004).

• Riferimenti normativi: D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, in particolare artt. 103, 107, 108 e 122-126; legge 7 agosto 1990, n. 241; D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, in particolare artt. 20, 64 e 65; D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642; Regolamento (UE) 2016/679 e D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196; legge 22 aprile 1941, n. 633.
• Regole deontologiche: la consultazione e l’utilizzo di documenti contenenti dati personali per scopi di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica devono rispettare le regole deontologiche vigenti in materia.
• Trattamento dei dati personali: i dati del richiedente sono trattati dal Comune secondo la propria informativa privacy e per le finalità connesse alla gestione del servizio.